La nueva realidad COVID nos exige aprovechar las herramientas actuales en beneficio del negocio, El conmutador telefónico actual de tu oficina tiene funciones poco conocidas que puedes usar para mejorar la comunicación con los clientes. La mayoría de las funciones están incluidas en los servicios básicos por lo tanto no requieres de mayor inversión.
Mensajes de bienvenida en diferentes horarios.
Un mensaje diferente conteste en ciertos horarios, esta función es practica para informar a los clientes de horarios de atención, teléfonos alternos de servicio o alguna información relevante que tengan que conocer antes de contestar la llamada. Normalmente los conmutadores manejan 4 mensajes diferentes que pueden utilizarse para diferentes lineas y horario.
Desvió llamada externa.
El conmutador cuenta con una función llamada transferencia externa, se utiliza como un canal de conferencia para comunicar a los usuarios cuando están fuera de la oficina, Esta característica automáticamente usa el conmutador como puente recibe la llamada y la conecta con un numero externo.
De tal manera que tus clientes llamaran a la oficina y los podrás atender en teléfono de casa o numero celular.
Correo de voz.
El correo de voz es un servicio del conmutador que permite que los clientes dejen una grabación con su solicitud, se pueden crear diferentes buzones de voz por departamento para que rápidamente lleguen con la persona indicada.
El usuario encargado del correo de voz puede consultar los mensajes de forma remota en algunos conmutadores la grabación se envía por correo electrónico.
Extensiones remotas, trabajo en casa.
El trabajo en casa es parte de la nueva realidad, podemos usar Internet para crear ambientes de trabajo remoto. Las extensiones móviles permiten distribuir a múltiples usuarios para que trabajen en casa atendiendo llamadas y colaborando con el equipo.
Las extensiones pueden usarse en la computadora y app en smartphone facilitando la comunicación entre todo el equipo. El servicio al cliente se mejora notablemente pues el cliente percibirá que trabajan normalmente.
Transferencia llamadas externa
Esta función es similar “desvió externo” con la característica que la transferencia puede ser a un usuario especifico, quiere decir que si el cliente quiere llamar a ventas puede solicitar un enrutamiento seleccionando la opción con su teclado, es un sistema de transferencia automático por departamentos lo que hace eficiente la comunicación.
Aprovecha las funciones del conmutador actual
Realizando algunos ajustes en la configuración puedes mejorar la experiencia de tus clientes, activar la comunicación dentro del equipo y con esta tarea podemos hacer frente a la nueva normalidad. Aprovechar los recursos existentes para un mejor funcionamiento debe ser parte de tu estrategia para sobreponerte.